Für eine offene, warme Eventkultur

Bei unseren Events ist es mir persönlich sehr wichtig, dass sich alle Teilnehmer – neue wie bekannte – gleichermaßen willkommen fühlen. Aus meiner eigenen Gastgeberrolle weiß ich, wie herausfordernd es sein kann, wirklich alle im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass niemand das Gefühl bekommt, außen vor zu bleiben.

Damit uns das als Team gut gelingt, habe ich diese Tipps zusammengestellt. Sie sollen uns dabei unterstützen, bewusst Begegnungen zu ermöglichen, neue Mitglieder gut einzubinden und zu verhindern, dass der Eindruck von Cliquen entsteht.

Und gleichzeitig möchte ich euch ermutigen, auch ab und zu einfach als ganz normale Teilnehmer bei unseren Events dabei zu sein – nicht, um zu beobachten oder zu lernen, sondern um Abende bei uns zu genießen, ohne Verantwortung, ohne Gastgeberrolle und mit der Freiheit, einfach Spaß zu haben.

Tipps für unsere Gastgeber:innen

1. Das 3-Punkte-Gastgeberprinzip  

Begrüßen → Verbinden → Zurückziehen

Der Grundablauf, der zeigt: Wir sind Gastgeber:innen, nicht Hauptfiguren. 

2. Neue Mitglieder zuerst begrüßen 

  • Bewusste Priorisierung: Neue Menschen bekommen als Erste Aufmerksamkeit.
  • Auch wenn Du bekannte Gesichter siehst – kurze innere Erinnerung: „Neu vor bekannt.“
  • Warm, persönlich, offen: „Schön, dass Du heute da bist!“

3. Namen verwenden

  • Namen schaffen Zugehörigkeit.
  • Beim Vorstellen wiederholen: „Toll, Dich kennenzulernen, Sabine.“
  • Beim Verbinden: „Sabine, ich möchte Dir gerne Monika vorstellen…“

4. Keine Insider-Gespräche in Anwesenheit neuer Personen

  • Keine „weißt Du noch damals?“-Momente, solange neue Menschen dabei stehen.
  • Falls es doch passiert:
    „Oh, wir sind gerade in ein Insider-Thema gerutscht – ich hol Dich mal direkt mit rein…“

5. Gesprächsbrücken bauen

  • Menschen aktiv miteinander verbinden:
    „Ihr habt beide was mit Nachhaltigkeit zu tun – das müsst ihr Euch erzählen!“
  • Kurz dabeibleiben, dann wieder Raum geben.

6. Leise oder neue Menschen aktiv einbeziehen

  • Achte bewusst auf jene, die ruhiger sind oder niemanden kennen.
  • Geh sanft und freundlich auf sie zu.
  • Stelle leichte Einstiegsfragen:
    „Wie bist Du auf unser Event gestoßen?“

7. Sobald Gespräche laufen: zurücknehmen

  • Erkenne den Moment, in dem Du nicht mehr gebraucht wirst.
  • Sätze wie „Ich lasse euch mal weiterplaudern“ machen den Übergang leicht.

8. Die eigene Redezeit bewusst niedrig halten 

  • Ziel: 20 % sprechen – 80 % zuhören.
  • Kurz und herzlich statt lang und erzählend.
  • Lass andere glänzen, nicht Dich.

9. Körperhaltung nutzen

  • Offene, einladende Haltung: leicht seitlich statt frontal.
  • Ein halber Schritt zurück signalisiert: „Der Raum gehört Euch.“

10. Mini-Icebreaker für spontane Situationen

  • „Was war Dein Highlight der Woche?“
  • „Was hat Dich heute hergeführt?“
  • „Was würdest Du gern aus dem Abend mitnehmen?“

11. Neue Mitglieder sofort in bestehende Gespräche integrieren

  • Niemand soll „danebenstehen“.
  • Kurz einleiten: „Darf ich Euch jemanden vorstellen?“
  • 1–2 Minuten dabeibleiben, bis Energie entsteht.

12. Alte Bekanntschaften mit neuen Menschen verknüpfen

  • Wenn Du jemanden gut kennst → nutze es, um jemanden Neuen zu integrieren.
  • „Birgit, magst Du mir helfen, Angelika kurz in die Runde zu holen?“

Das verhindert Cliquenbildung und verteilt Verantwortung.

13. Bekannte Mitglieder nicht bevorzugen („Drei-Minuten-Regel“)

  • Nicht zu lange bei bekannten Gesichtern bleiben.
  • Orientierung: max. 3 Minuten, dann weiterziehen.
  • Neue Menschen sollen spüren: Alle sind gleich wichtig – egal wie lange dabei.

14. Unterstützung anbieten – aber ohne zu pushen

  • Besonders bei schüchternen Menschen:
    „Wenn Du möchtest, stelle ich Dir jemanden vor.“

15. Ruhe aushalten

  • Stille ist wertvoll, besonders für ruhigere Menschen.
  • Lass Sekunden verstreichen, bevor Du Sprünge machst.

16. „Beobachten statt bespielen“

Achte auf:

  • Wer steht allein?
  • Wer wirkt verloren?
  • Wo entsteht Energie?

    Oft reicht Wahrnehmung – ohne sofort eingreifen.

17. Kleine Check-ins mit sich selbst

Immer wieder kurz fragen:

  • „Rede ich zu viel?“
  • „Habe ich jemanden verbunden?“
  • „Gebe ich allen gleich viel Raum?“
  • „Wirkt es inklusiv – oder eher wie eine Clique?“

18. Signalisiere aktiv Zugehörigkeit

Ein Satz, der neue Mitglieder sofort abholt:

„Ich möchte sicherstellen, dass Du Dich direkt gut aufgehoben fühlst – sag einfach Bescheid, wenn Du jemanden kennenlernen möchtest oder ich sonst helfen kann.“